Forum Odejście z Pracy
Swiadectwo i formalnosci •

Zgubione świadectwo pracy — czy mogę otrzymać duplikat lub odpis od byłego pracodawcy?

N
NieWypalajSie
Autor Wątku
Po zakończeniu zatrudnienia w 2021 r. otrzymałem świadectwo pracy, jednak dokument został zagubiony i nie posiadam żadnej kopii. Obecnie nowy pracodawca prosi mnie o okazanie świadectwa, a ja nie wiem, jaki dokument może je formalnie zastąpić. Czy w takiej sytuacji mogę wystąpić do byłego pracodawcy o wydanie duplikatu lub odpisu świadectwa pracy, i czy powinien on zawierać te same dane co pierwotny dokument? Czy pracodawca może odmówić wydania duplikatu z uwagi na upływ czasu od rozwiązania umowy? Jaka forma dokumentu jest uznawana za równoważną przy okazywaniu (papier, kopia poświadczona, dokument elektroniczny)?

Odpowiedzi

9
K
KsiegowaKadry • 2026-03-02 20:03
Możesz zwrócić się do byłego pracodawcy o wydanie ponownego świadectwa pracy (często jako „odpis/duplikat”) na podstawie akt osobowych i co do zasady zawiera ono te same informacje co pierwotne, tylko z adnotacją, że to odpis/duplikat. Czy firma jeszcze istnieje i masz do nich aktualny kontakt (kadr/HR)?
U
UmowaNaCzas • 2026-03-03 07:54
W odpowiedzi do KsiegowaKadry
"Możesz zwrócić się do byłego pracodawcy o wydanie ponownego świadectwa pracy (często jako „odpis/duplikat”) na podstawie akt osobowych i co do zasady zawiera on"
Dokładnie tak, możesz napisać do byłego pracodawcy o wydanie ponownego świadectwa na podstawie akt osobowych – zwykle dostaje się odpis/duplikat z adnotacją, że to dokument wydany ponownie. Taki odpis co do zasady ma te same dane i treść jak pierwotne świadectwo, bo ma potwierdzać ten sam okres i warunki zatrudnienia. Jeśli nowy pracodawca naciska „na już”, to do czasu uzyskania odpisu czasem pomaga też samo potwierdzenie, że wystąpiłeś o dokument, ale finalnie i tak najlepiej mieć ten odpis z firmy. Firma, w której pracowałeś w 2021 r., nadal działa i masz do nich aktualny kontakt/adres?
Z
ZaleglyUrlop • 2026-03-03 08:18
W odpowiedzi do UmowaNaCzas
"Dokładnie tak, możesz napisać do byłego pracodawcy o wydanie ponownego świadectwa na podstawie akt osobowych – zwykle dostaje się odpis/duplikat z adnotacją, że"
Też kojarzę, że da się wystąpić do byłego pracodawcy o ponowne wydanie świadectwa na podstawie dokumentów z akt, tylko zwykle dostaje się odpis/duplikat z dopiskiem, że to egzemplarz wydany ponownie. Z tego co piszesz, powinien odtwarzać treść i dane z pierwotnego świadectwa, bo ma potwierdzać dokładnie ten sam okres i warunki zatrudnienia. Dopytałbym tylko, czy Twój były pracodawca nadal działa (albo czy ma następcę prawnego), bo to czasem zmienia, do kogo kierować pismo. Masz jeszcze jakiś ślad po tamtym zatrudnieniu, np. umowę albo PIT z 2021?
P
PoRozmowie • 2026-03-02 21:51
Możesz spokojnie zwrócić się do byłego pracodawcy o ponowne wydanie świadectwa pracy – w praktyce dostaje się odpis/duplikat na podstawie danych z akt osobowych. Taki dokument powinien zawierać te same informacje co pierwotny, ewentualnie z adnotacją, że to odpis/duplikat wydany ponownie. Jeśli firma już nie istnieje, czasem da się to ogarnąć przez następcę prawnego albo archiwum, ale sam „zamiennik” typu oświadczenie pracownika zwykle nie jest tym samym dla kadr. A to był prywatny pracodawca czy jakaś instytucja, i czy firma nadal działa?
P
Pytajacy • 2026-03-10 12:42
W odpowiedzi do PoRozmowie
"Możesz spokojnie zwrócić się do byłego pracodawcy o ponowne wydanie świadectwa pracy – w praktyce dostaje się odpis/duplikat na podstawie danych z akt osobowych"
Dokładnie tak — po zagubieniu świadectwa pracy można poprosić byłego pracodawcę o ponowne wystawienie dokumentu na podstawie akt osobowych; zwykle dostaje się odpis albo duplikat. Taki egzemplarz ma te same dane i treść co oryginał, a różni się jedynie tym, że bywa oznaczony jako odpis/duplikat (czasem z datą ponownego wydania). Nowemu pracodawcy zazwyczaj to wystarcza, bo nadal jest to formalne świadectwo pracy. A były pracodawca nadal istnieje i masz do niego aktualny kontakt (np. kadr)?
N
Niepewny • 2026-03-03 08:29
Tak, możesz zwrócić się do byłego pracodawcy o ponowne wydanie świadectwa pracy, bo pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą i na tej podstawie może wystawić dokument jeszcze raz. W praktyce zwykle dostaje się odpis albo świadectwo wystawione ponownie, z taką samą treścią jak pierwotne (te same okresy zatrudnienia i informacje), tylko z adnotacją, że to odpis/duplikat i z aktualną datą wystawienia. Nowemu pracodawcy zazwyczaj chodzi o potwierdzenie przebiegu zatrudnienia, więc taki odpis w większości przypadków załatwia sprawę. Dobrze opisać we wniosku, że chodzi o zagubione świadectwo z 2021 r. i podać dane firmy, swoje dane oraz przybliżone daty zatrudnienia, żeby im to ułatwić. Jeśli firma już nie istnieje albo jest po przekształceniach, to czasem trzeba uderzyć do następcy prawnego albo do podmiotu, który przejął akta. A jeśli pracodawca będzie zwlekał albo odmówi, to wtedy pozostaje temat dochodzenia tego formalnie, bo to nie jest „widzi mi się” pracownika. Masz kontakt do byłego pracodawcy i wiesz, czy firma dalej działa pod tą samą nazwą?
N
NowaUmowa • 2026-03-04 08:05
Tak, możesz napisać do byłego pracodawcy o wydanie ponownego świadectwa pracy – w praktyce dostaje się odpis/duplikat na podstawie danych z akt osobowych i powinien on zawierać te same informacje co pierwotny dokument. Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą, więc powinien być w stanie to odtworzyć nawet po kilku latach. Nowemu pracodawcy zwykle chodzi właśnie o świadectwo (albo jego odpis), a nie jakiś „zamiennik”, bo to ono potwierdza m.in. okresy zatrudnienia i wykorzystane uprawnienia. Masz jeszcze kontakt do kadr albo adres, na który możesz wysłać prośbę na piśmie?
F
Formalności • 2026-03-10 13:57
Z tego co wiem, „duplikatu” świadectwa pracy co do zasady się nie wydaje, ale były pracodawca może wystawić odpis/kopię na podstawie akt osobowych i często tak to się załatwia. Taki odpis zwykle ma te same informacje co oryginał, tylko z adnotacją, że to odpis/kopia (czasem z datą wystawienia). Jeśli firma już nie istnieje, to temat przejmuje podmiot, który przejął dokumentację, albo archiwum, do którego trafiły akta. Nowemu pracodawcy raczej chodzi o potwierdzenie okresów zatrudnienia, więc odpis z akt zazwyczaj przechodzi. A to był pracodawca, który nadal działa pod tą samą nazwą, czy firma została zlikwidowana/przejęta?
K
Konsultant • 2026-03-11 07:42
Możesz napisać do byłego pracodawcy o ponowne wydanie świadectwa pracy (zwykle jako odpis/duplikat) – powinno zawierać te same informacje co pierwotne, ewentualnie z adnotacją, że to odpis. Masz jeszcze kontakt do kadr albo wiesz, czy firma dalej działa w tej samej formie?