Porozumienie stron na odległość: czy wystarczy skan z podpisem?

Co do zasady porozumienie stron o rozwiązaniu umowy o pracę wymaga formy pisemnej, ale w praktyce skan podpisanego dokumentu przesłany mailem bywa akceptowany jako dowód, że obie strony zgodnie złożyły oświadczenia woli. Skuteczność zwykle liczy się od chwili, gdy druga strona dostanie Twoje podpisane oświadczenie (czyli np. gdy pracodawca otrzyma maila ze skanem), o ile w samym porozumieniu nie wpiszecie innej daty rozwiązania umowy. Jeśli chcesz mieć mniej wątpliwości na przyszłość, dopilnuj, żebyś dostała od pracodawcy identyczny dokument z jego podpisem albo wyraźne potwierdzenie przyjęcia Twojego skanu. Macie w treści porozumienia wpisaną konkretną datę rozwiązania umowy i czy pracodawca też ma je podpisać po swojej stronie?

Co do zasady porozumienie stron to zwykłe oświadczenia woli, więc może być zawarte na odległość – mailowo, a skan podpisanego dokumentu zwykle wystarcza jako forma pisemna. Skuteczność jest od momentu, gdy obie strony zgodzą się na konkretne warunki i ta zgoda dojdzie do drugiej strony (często przyjmuje się, że najpóźniej w chwili, gdy pracodawca dostanie od Ciebie podpisany skan i potwierdzi przyjęcie). Data rozwiązania umowy zależy od tego, co wpiszecie w porozumieniu – może być nawet „od dziś”, jeśli obie strony tak uzgodnią. Dla spokoju dobrze, żeby w mailu było jasno, że akceptujesz treść porozumienia i od jakiej daty ma rozwiązać umowę. Masz tam wpisaną konkretną datę rozwiązania i czy pracodawca odsyła Ci mailowo potwierdzenie, że przyjął podpisany dokument?

Z tego co piszesz, chodzi o porozumienie stron, więc tu kluczowe jest, czy obie strony złożą zgodne oświadczenia woli – a skan podpisanego dokumentu często w praktyce wystarcza, jeśli da się ustalić, że faktycznie to Ty go podpisałaś i odesłałaś. Przy podpisie własnoręcznym na kartce i odesłaniu skanu formalnie nadal zostaje tylko kopia, ale przy porozumieniu stron zwykle nie ma sporu o „formę”, tylko o to, czy i kiedy doszło do uzgodnienia. Co do momentu skuteczności: zwykle liczy się chwila, kiedy druga strona dostanie Twoje podpisane oświadczenie (czyli mail ze skanem), chyba że w samym porozumieniu wpiszecie konkretną datę rozwiązania umowy. Jeśli w treści jest napisane „rozwiązanie z dniem X”, to ta data jest najważniejsza, a skan to tylko sposób przekazania. Z drugiej strony, jeśli pracodawca chce mieć pewność „papierowo”, czasem i tak później proszą o dosłanie oryginału, choć to już bardziej kwestia porządku w dokumentach niż samej ważności. Dopytałabym jeszcze, czy pracodawca odsyła Ci też podpisany przez siebie egzemplarz (chociażby skan) i czy w dokumencie jest wpisana konkretna data rozwiązania?

U mnie w pracy tak to załatwiliśmy: podpisałem, odesłałem skan/PDF i kadry uznały porozumienie za ważne, a skuteczne było od momentu, gdy obie strony miały już podpisany dokument (w praktyce jak druga strona odesłała swój podpisany skan albo potwierdziła mailowo). Masz dostać od nich też skan z podpisem pracodawcy i datą rozwiązania?

Przy porozumieniu stron w praktyce nie ma takiego rygoru jak np. przy wypowiedzeniu przez pracodawcę, bo tu liczy się zgodna wola obu stron, a forma pisemna jest głównie „na papier” dowodowo. Skan podpisanego porozumienia wysłany mailem zwykle jest traktowany jak dokument, z którego da się odczytać oświadczenie woli i podpis, więc co do zasady działa. Skuteczność jest od momentu, gdy druga strona dostanie Twoje podpisane oświadczenie i je przyjmie (albo odpisze, że akceptuje), czyli gdy macie zgodne „tak” po obu stronach. Jeśli w treści wpiszecie konkretny dzień rozwiązania umowy, to obowiązuje ta data, nawet jeśli mailowo dogadacie to wcześniej. Gdy nie ma daty, wychodzi, że umowa rozwiązuje się w dniu zawarcia porozumienia, czyli w praktyce tego, kiedy doszło do zgodnego uzgodnienia i dotarcia oświadczeń. Dobrze, żeby w mailu było jasno: „przyjmuję/akceptuję porozumienie” albo żeby pracodawca odesłał podpisany egzemplarz (choćby skan), bo wtedy nie ma wątpliwości. Upewnij się tylko, że dokument ma właściwą datę rozwiązania i że to faktycznie „porozumienie stron”, a nie jednostronne wypowiedzenie w przebraniu. Pracodawca odsyła Ci potem podpisany skan z potwierdzeniem, czy liczy tylko na to, że Ty odeślesz swój?

Co do zasady porozumienie stron nie wymaga szczególnej formy, więc może być zawarte też „na odległość” – mailowo, a skan/PDF z własnoręcznym podpisem zwykle wystarcza, żeby dało się wykazać zgodne oświadczenia woli. Za skutecznie zawarte uznaje się je od chwili, gdy druga strona otrzyma Twoje podpisane oświadczenie (czyli najczęściej kiedy pracodawca dostanie od Ciebie maila ze skanem/plikem), chyba że w treści wpiszecie inną datę rozwiązania umowy. Dla porządku dopilnuj tylko, żeby w dokumencie była jasno wskazana data ustania stosunku pracy i żebyś miała kopię maili/załączników na wypadek sporu. Macie tam wpisaną konkretną datę rozwiązania umowy, czy pracodawca chce „od razu” po odesłaniu skanu?