Odmowa odbioru świadectwa pracy przez pracownika — jak prawidłowo udokumentować wydanie?

W takiej sytuacji samo „pokwitowanie odbioru” od pracownika nie jest warunkiem, żeby uznać, że świadectwo zostało wydane, bo pracownik może po prostu odmawiać podpisu w nieskończoność. Zwykle robi się to tak, że świadectwo idzie na ostatni znany adres pracownika listem poleconym, a dla spokoju trzyma się potwierdzenie nadania (i ewentualnie zwrotkę, jeśli wróci). Jak przesyłka wróci niepodjęta albo odmówiona, to i tak zostaje ślad, że dokument został wysłany w terminie na prawidłowy adres, a to jest kluczowe przy ewentualnym sporze. Dobrze też zachować kopię świadectwa w aktach i krótką notatkę służbową z datami prób kontaktu oraz z rozmowy telefonicznej (kto dzwonił, kiedy i co pracownik powiedział). Jeśli macie możliwość, kurier z potwierdzeniem doręczenia działa podobnie jak polecony i też zostawia papier. Istotne jest, żeby wysyłka poszła bez zwłoki po rozwiązaniu umowy, a nie „kiedy pracownik raczy przyjść”. Na jaki adres wysyłaliście wezwania — macie w aktach aktualny adres korespondencyjny pracownika?

Samo „czekanie na odbiór” i telefon raczej nie załatwia tematu, bo liczy się realne doręczenie/udokumentowana próba doręczenia — zwykle robi się to przez wysłanie świadectwa listem poleconym za potwierdzeniem odbioru (a jak nie odbierze, zostaje zwrotka z adnotacjami z awiza jako ślad, że próbowaliście doręczyć). Macie aktualny, potwierdzony na piśmie adres do korespondencji z akt osobowych?

Przy braku odbioru osobistego i odmowie podpisu sensownym dowodem „wydania” w terminie jest wysłanie świadectwa pracy listem poleconym (najlepiej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru) na ostatni znany adres z akt, a jeśli nie odbierze i przesyłka wróci, zostaje ślad nadania i zwrotu w dokumentacji. Macie aktualny, potwierdzony adres pracownika w aktach (i czy próbujecie doręczyć też przez ePUAP, jeśli wyraził zgodę na taką formę)?